Die fünf Meilensteine im Schnittstellenprojekt

Meilenstein 1: Gemeinsames Verständnis schaffen

Gemeinsames Verständnis schaffen
Ziele
  • Gemeinsames Verständnis über das Projekt mit Fakultäten und Zentralbereich schaffen.
  • Betroffene Einheiten über das Projekt und das Vorgehen informieren.
Angestrebtes Ergebnis
  • Gemeinsame Definition der Zusammenarbeit.
  • Dokumentierte Grundlagen zum Veränderungsbedarf und den Zielen.
  • Gemeinsames Verständnis aller Beteiligten für das Vorgehen und die angestrebte Veränderung.
Projektbeteiligte
  • Universitätsleitung, Dekan:innen, Abteilungsleitende im Zentralbereich, Projektleitung

Meilenstein 2: Entwicklung von Departementsstrukturen

Entwicklung von Departementsstrukturen
Ziele
  • Strukturelle und inhaltliche Überlegungen zur Bildung von Departementen vornehmen.
Angestrebtes Ergebnis
  • Departementsstrukturen in allen Fakultäten, durch die Fakultäten selbst entwickelt.
Projektbeteiligte
  • Fakultäten, Universitätsleitung

Meilenstein 3: Analyse der bestehenden administrativen Abläufe und Prozesse

Analyse der bestehenden administrativen Abläufe und Prozesse
Ziele
  • Die Ist-Situation der administrativen Abläufe und Prozesse erheben und verstehen.
  • Den Soll-Zustand in der Aufbau- und Ablauforganisation beschreiben, der die Aufgabenverteilung und Schnittstellen für die Kernaufgaben im Bereich Finanzen und Personal definiert und weiterentwickelt.
Angestrebtes Ergebnis
  • Dokumentierte Analyse der aktuellen administrativen Abläufe und Prozesse mit Schwerpunkt auf Personal und Finanzen.
  • Funktionendiagramm (Aufbau – und Ablauforganisation) zur Definition Aufgabenverteilung im Bereich Personal und Finanzen.
Projektbeteiligte
  • Dezentrale und zentrale Verwaltungseinheiten und deren Wissensträger:innen, Projektleitung

Meilenstein 4: Konsolidierung der Ergebnisse und Gestaltung der neuen Arbeitsteilung

Konsolidierung der Ergebnisse und Gestaltung der neuen Arbeitsteilung
Ziele
  • Zusammenführung der Ergebnisse aus den Überlegungen zur Departementsbildung und Analyse der administrativen Aufgaben.
  • Entwicklung eines Modells für die künftige Zusammenarbeit.
Angestrebtes Ergebnis
  • Konsolidierte Modelle für die administrativen Abläufe, Prozesse und die Schnittstellen zwischen den Departementen und den zentralen Verwaltungseinheiten.
  • Finalisiertes Konzept für die Umsetzung.
Projektbeteiligte
  • Universitätsleitung, Dekan:innen und Dekanatsleitungen, Abteilungsleitende im Zentralbereich, dezentrale und zentrale Verwaltungseinheiten, Projektleitung

Meilenstein 5: Neue Strukturen zum Leben erwecken

Neue Strukturen zum Leben erwecken
Ziele
  • Schrittweise Umsetzung der entwickelten Strukturen, Abläufe und Prozesse.
  • Sicherstellung der nachhaltigen Verankerung der Veränderungen.
Angestrebtes Ergebnis
  • Erfolgreich umgesetzte und etablierte neue Arbeitsmodelle.
  • Etablierte administrative Abläufe mit klaren Schnittstellen.
  • Reviewprozess für die Überprüfung der neuen Strukturen/Abläufe/Prozesse.
Projektbeteiligte
  • Dezentrale und zentrale Verwaltungseinheiten und deren Mitarbeitende im administrativen Bereich, Führungskräfte, Projektleitung